Bestellungen prüfen und freigeben
Du prüfst Bestellungen, bestätigst Rechnungskäufe und verwaltest Stornos und Gutschriften.
Bestellungen öffnen
Öffne in der Verwaltung Bestellungen.
Prüfe Käufer, Kurs, Zahlweg, Betrag und Zustand.
Klicke auf den Käufer für die Bestellübersicht.
Bestellübersicht
Die Übersicht zeigt unter anderem Kurskennung, Termin, Plätze und Rechnungsdaten.
Käuferangaben mit Firma und Gruppe stehen ebenfalls dort.
Über das Überlaufmenü (⋯) erreichst du Bestellung, Kurs, Käufer und Rechnung.
Bestellungen sehen nur Administratoren ohne einschränkende Firmenrolle. Bei eingeschränktem Blick findest du Zahlungen einer Person in ihrer Akte.
Bestellungen filtern
Nutze das Suchfeld für Käufer, E-Mail, Kurs und Rechnungsnummer. Auch Gutschrift, Kurskennung und Firma werden durchsucht.
Öffne das Menü einer Spalte für Sortierung und Filter.
Nutze anschließend „Spalten“ für zusätzliche Angaben.
Entferne gesetzte Filter über die Chips oberhalb der Liste.
Deine Ansicht bleibt gespeichert. Ein geteilter Link kann eine andere Filteransicht vorgeben.
Bestellungen exportieren
Klicke oberhalb der Liste auf „Exportieren“.
Wähle die gewünschten Spalten der CSV-Datei.
Exportiere alle aktuellen Treffer oder markierte Zeilen.
Zustände verstehen
„Offen (Stripe)“ kennzeichnet einen begonnenen, noch nicht bezahlten Kauf über Stripe.
„Lastschrift ausstehend“ kennzeichnet eine noch nicht bestätigte Lastschrift.
„Wartet auf Zahlung“ verlangt deine Bestätigung eines Rechnungskaufs.
„Bezahlt“ kennzeichnet eine vollständig freigeschaltete Bestellung.
„Gutgeschrieben“ kennzeichnet eine Bestellung mit ausgestellter Gutschrift.
„Storniert“ kennzeichnet einen abgebrochenen oder zurückgenommenen Kauf.
Rechnungskauf freigeben
Öffne eine Bestellung mit „Wartet auf Zahlung“.
Klicke dort auf den Eintrag „Zahlung bestätigen …“.
Prüfe Käufer, Kurs, Termin, Betrag und Rechnungsnummer.
Bestätige anschließend den angezeigten Zahlungseingang der Bestellung.
Der Kurs wird danach freigeschaltet. Ein erneutes Bestätigen erzeugt keine doppelte Freigabe.
Zahlungen über Stripe lassen sich nicht manuell auf bezahlt setzen.
Einzelne Kurszugänge verwaltest du im Tab „Teilnehmer“ des jeweiligen Kurses über die Kursliste.
Offene Bestellung stornieren
Bestellungen ohne Zahlung und ohne Rechnungsnummer können storniert werden.
Öffne anschließend das Überlaufmenü (⋯) der gewünschten Bestellung.
Wähle anschließend den Eintrag „Bestellung stornieren …“.
Prüfe anschließend die angezeigten Bestelldaten sorgfältig.
Bestätige anschließend das Storno der ausgewählten Bestellung.
Nach dem Storno
Reservierte Plätze werden wieder frei, und eine noch offene Bezahlseite bei Stripe wird geschlossen.
Ist dein Stripe-Konto getrennt, kann konerio sie nicht schließen und erfährt von einer Zahlung darauf nichts.
Käufer: Der Käufer bekommt keine Mail.
Die Bestellung bleibt dauerhaft mit Zustand „Storniert“ in der Liste.
Ein eingelöster Gutschein wird wieder frei. Trägt die Bestellung „Bei Stripe bezahlt“, bleibt er eingelöst, bis Stripe die Zahlung ganz erstattet.
Grenzen
Bezahlte Bestellungen, Rechnungen und laufende Lastschriften können nicht über diese Funktion storniert werden.
Das gilt auch für Rechnungskäufe, die auf Zahlung warten, weil sie ihre Rechnungsnummer von Anfang an tragen. Zurück nimmst du sie mit einer Gutschrift.
Ist bei einer Bestellung über Stripe noch offen, ob eine Zahlung läuft, lehnt die Seite das Storno vorerst ab. Bleibt die Zahlung aus, verfällt die Bestellung automatisch.
Gutschrift ausstellen
Öffne das Menü einer Bestellung mit Rechnung.
Wähle anschließend den Eintrag „Gutschrift ausstellen …“.
Prüfe Käufer, Kurs, Betrag und Rechnungsnummer.
Trage den Grund für die Gutschrift ein.
Bestätige anschließend die Ausstellung der ausgewählten Gutschrift.
Beleg
Die Gutschrift erhält eine eigene Nummer aus demselben Nummernkreis wie deine Rechnungen und geht als PDF per Mail an den Käufer.
Die ursprüngliche Rechnung bleibt unverändert. Zu jeder Bestellung gibt es höchstens eine Gutschrift, eine Teilgutschrift gibt es nicht.
Rückzahlung
Eine Gutschrift löst keine automatische Rückzahlung aus.
Erstatte bezahlte Beträge über den ursprünglichen Zahlungsweg.
Kurszugang
Bei einer bezahlten Bestellung bleibt der Kurszugang standardmäßig bestehen.
Aktiviere „Kurs ebenfalls entziehen“, wenn der Zugang entfernt werden soll.
Offene Plätze aus Sammelbuchungen können dabei ebenfalls entfallen.
Bereits ausgestellte Zertifikate bleiben gültig, ein später ausgestelltes enthält den entzogenen Termin nicht mehr.
Offene Rechnung
Eine offene Rechnung steht nach der Gutschrift auf „Storniert“.
Reservierte Plätze werden frei, ein eingelöster Gutschein lässt sich wieder einlösen, und die Zahlung lässt sich nicht mehr bestätigen.
Zustellung der Rechnung prüfen
Öffne die Bestellung und dort den Abschnitt „Mails“.
Blende bei Bedarf über „Spalten“ die Spalten „Rechnungsnummer“ und „Gutschrift“ ein.
Prüfe den Mail-Status mit dem Beleg.
Wurde eine Belegmail nicht zugestellt, zeigt die Zeile das unter ihrem Zustand.
„zugestellt“: Das Postfach hat die Mail angenommen.
„nicht zugestellt“ mit Grund: Der Empfänger hat sie abgewiesen. Prüfe die Adresse.
„nicht verschickt“ mit Grund: Die Mail ging nicht hinaus, auch wenn der Mailanbieter sie abbrach oder sie bei ihm liegen blieb. Sende sie erneut.
„noch nicht geprüft“: Die Antwort des Postfachs steht noch aus.
„Zustellung unklar“: Es kam keine sichere Antwort, die Mail kann angekommen sein.
Der Stand wird kurz nach dem Versand geprüft.
Ist das Protokoll der Mails abgelaufen, steht „Stand nicht mehr bekannt“.
Bei Bestellungen von vor dieser Funktion steht „Stand nicht bekannt“.
Rechnung erneut versenden
Öffne das Überlaufmenü (⋯) der Bestellung oder die geöffnete Bestellung.
Wähle „Rechnung erneut senden …“ oder bei einer Gutschrift „Gutschrift erneut senden …“.
Prüfe im Modal Nummer, Adresse des Käufers und den Status der letzten Mail.
Bestätige anschließend den Versand über den Button im Modal.
Empfänger und Inhalt
Es geht derselbe Beleg mit derselben Nummer und denselben Beträgen hinaus.
Empfänger ist die Adresse, die der Käufer beim Kauf angegeben hat.
Ist das Konto des Käufers gelöscht, geht kein Beleg mehr hinaus.
Eine offene Rechnung geht als Zahlungsaufforderung, eine bezahlte als Zahlungsbestätigung.
Eine stornierte Bestellung erhält keine Rechnung mehr, eine gutgeschriebene nur ihre Gutschrift.
Mehrfacher Versand
Wer dieselbe Mail kurz hintereinander mehrmals verschickt, wird gebremst, und die Seite bittet, es später erneut zu versuchen.
Nicht zugestellte Mails werden beim mehrfachen Versand nicht angerechnet.
Ging eine Belegmail nicht hinaus, erfährt konerio das ebenfalls.
Offene Stripe-Zahlung abgleichen
Fehlt die Bestätigung einer Stripe-Zahlung, ruft konerio sie bei Stripe ab. Das geschieht regelmäßig für alle offenen Käufe über Stripe und sofort, wenn der Käufer erneut auf „Jetzt bezahlen“ klickt oder den Kauf abbrechen will.
Die Bestellung steht danach auf „Bezahlt“, und der Kurs wird freigeschaltet.
Die Rechnung geht wie sonst genau einmal hinaus.
Der Käufer zahlt dabei kein zweites Mal.
Ist seine Zahlung bei Stripe abgeschlossen, führt ihn die Kasse zur Bestätigung statt zu einer neuen Bezahlseite, und „Kauf abbrechen“ storniert eine bezahlte Bestellung nicht.
Abweichende Meldungen von Stripe prüfen
Meldet Stripe etwas anderes als konerio, steht neben dem Zustand ein gelbes Badge. In der geöffneten Bestellung wird oben in einem Satz angezeigt, was zu tun ist.
„Bei Stripe bezahlt“ an einer offenen Bestellung
Stripe hat das Geld eingezogen, aber der Kauf lässt sich nicht freischalten.
Erstatte die Zahlung im Stripe-Dashboard oder schreibe die Person von Hand ein.
Storniere danach die Bestellung. Der Gutschein bleibt dabei eingelöst, bis Stripe die Zahlung ganz erstattet.
„Bei Stripe bezahlt“ an einer stornierten Bestellung
Die Zahlung kam nach dem Storno, oder die Bestellung wurde storniert, bevor erstattet war.
Eine stornierte Bestellung wird nicht automatisch freigeschaltet.
Erstatte die Zahlung oder schreibe die Person von Hand ein.
Erfährt konerio von der vollen Erstattung, wird ein eingelöster Gutschein wieder frei.
„Bei Stripe erstattet“
Die Zahlung wurde im Stripe-Dashboard zurückgezahlt.
Stelle hier die Gutschrift aus und entscheide dabei über den Zugang.
An einer offenen Bestellung stornierst du sie stattdessen.
„Streitfall bei Stripe“
Der Karteninhaber hat die Zahlung angefochten.
Antworte im Stripe-Dashboard, die Frist setzt Stripe.
Badge erledigen
Das Badge verschwindet, sobald die Bestellung den passenden Stand hat, z. B. nach der Gutschrift.
Sonst wählst du in der geöffneten Bestellung „Als erledigt markieren“.
An einer offenen Bestellung mit „Bei Stripe bezahlt“ stornierst du stattdessen.
Nach dem Storno
Nach dem Storno erscheint kein neues Badge, wenn die Person von Hand eingeschrieben ist oder die volle Erstattung in konerio erfasst ist. Ist sie nicht erfasst, z. B. bei getrenntem Stripe-Konto oder ohne Antwort von Stripe, erscheint das Badge auch nach einer Erstattung.
Bei einer Sammelbuchung erscheint es auch nach einer Einschreibung von Hand. In beiden Fällen markierst du es danach als erledigt.
Bei einem gelben Badge entscheidest du über Gutschrift und Zugang, und konerio erfährt von jedem dieser Fälle ebenfalls.
Zeigt die Bestellung nach dem Storno weiterhin das Badge „Bei Stripe bezahlt“, obwohl du bereits erstattet hast, ist die Erstattung in konerio nicht erfasst. Markiere das Badge dann in der geöffneten Bestellung als erledigt.