Anwesenheit erfassen

Anwesenheitsseite öffnen

• Öffne in der Verwaltung den Terminplan.

• Klicke anschließend auf den gewünschten Termin.

• Wähle anschließend den Eintrag Alle Termindaten aus.

• Klicke anschließend auf den Button Anwesenheit erfassen.

Weitere Einstiege

• Alternativ öffnest du den Termin über die Kursliste.

• Im Drawer findest du den Link Anwesenheit.

• Auch aus der Nutzerliste führen Hinweise in der Personenakte zur Anwesenheitserfassung.

Rechte

• Erfassen können Administratoren ohne einschränkende Firmenrolle und die Trainer, die an diesem Kurs eingesetzt sind.

• Mit einschränkender Firmenrolle siehst du die Anwesenheit deiner Leute.

• Du erfasst sie nur an Kursen, zu deren Terminen du als Trainer eingeladen bist, solange die Einladung offen oder zugesagt ist.

Fehlenden Kurstag anlegen

Anwesenheit wird immer je Kurstag erfasst. Ohne Kurstag kann keine Anwesenheitsliste angezeigt werden.

• Klicke bei „Noch keine Kurstage angelegt“ auf Kurstag anlegen.

• Öffne auf der Terminseite den Abschnitt „Kurstage“.

• Lege dort mindestens einen passenden Kurstag an.

Bei eintägigen neuen Terminen wird der Kurstag normalerweise bereits mit angelegt.

Teilnehmerliste prüfen

• Die Liste enthält alle in den Kurs eingeschriebenen Personen.

• Eine feste Anmeldung zu diesem Termin ist dafür nicht erforderlich.

• Die Liste ist nach Nachnamen sortiert und enthält keine gelöschten Personen.

• Bei Personen ohne Terminzuordnung steht der Hinweis ohne Termin.

• Bei mehreren Terminen erscheinen sie deshalb in jeder Anwesenheitsliste des Kurses.

Anwesenheitsstatus setzen

Für jede Person gibt es drei Status.

• Anwesend wird für die Quote als anwesender Kurstag gewertet.

• Abwesend kennzeichnet einen fehlenden Kurstag der Person.

• Entschuldigt kennzeichnet eine entschuldigte Abwesenheit getrennt.

Quote

• Ein entschuldigter Kurstag ist kein Anwesenheitstag.

• In der Quote wird er wie ein abwesender Kurstag gewertet.

• Nicht erfasste Kurstage bleiben in der Quote unberücksichtigt.

• Ausgefallene Kurstage eines abgesagten Termins bleiben in der Quote ebenfalls unberücksichtigt.

Ein Status kann später jederzeit überschrieben werden.

Mehrere Personen bearbeiten

• Markiere die gewünschten Personen in der Liste.

• Wähle unten Anwesend, Abwesend oder Entschuldigt.

• Nutze anschließend „Weitere Sammelaktionen“ für Zurücksetzen.

• Bestätige die angezeigte Zahl der betroffenen Personen.

Mit Sichtbare auswählen markierst du alle aktuell gefilterten Zeilen.

• Filtere über die Chips nach Anwesend, Abwesend, Entschuldigt oder Offen.

• Über Nach Person wechselst du zur personenbezogenen Ansicht.

Export

• Mit Exportieren lädst du den Stand als PDF oder Tabelle herunter.

• Du kannst den gesamten Termin oder nur den aktuellen Kurstag exportieren.

• Im Export beginnt die Spalte „Status“ an einem ausgefallenen Kurstag mit „Ausgefallen“.

Erinnerung senden

• Öffne das Überlaufmenü (⋯) einer Person für Erinnerung senden.

• Öffne das Überlaufmenü (⋯) des Kurstags für Erinnerung an alle senden.

• Trage anschließend Betreff und Nachrichtentext ein.

• Sende anschließend die vorbereitete Erinnerung an die Personen.

Die Nachricht geht an die Personen dieser Anwesenheitsliste. Personen mit ohne Termin können ebenfalls enthalten sein.

Anwesenheitsquote prüfen

Die personenbezogene Ansicht zeigt die Quote für den aktuellen Termin. Sie basiert auf anwesenden und insgesamt erfassten Kurstagen.

Zertifikat

• Das Zertifikat berücksichtigt dagegen die erfassten Kurstage aller Termine dieses Kurses, weil die Einschreibung zum Kurs gehört.

• Eine Mindestanwesenheit legst du in den Kursdaten in der Gruppe „Abschluss und Zertifikat“ fest.

Ausgefallene Kurstage erkennen

Sagst du einen Termin ab, fallen seine Kurstage ab dem Tag der Absage aus. Kurstage vor dem Tag der Absage gelten als gehalten.

Anzeige

• Ein ausgefallener Kurstag hat im Erfassungsstand, in der Ansicht „Nach Kurstag“ und im Personen-Drawer das Badge „Ausgefallen“.

• In der Ansicht „Nach Kurstag“ wird das Datum der Absage in einem Hinweis angezeigt.

• In der Ansicht „Nach Person“ erscheint der Punkt eines ausgefallenen Kurstags ausgegraut.

• Die Zahl der ausgefallenen Kurstage wird im Erfassungsstand gesondert angezeigt.

• Bereits erfasste Status an einem ausgefallenen Kurstag bleiben sichtbar.

• In der Personenakte und im Drawer einer Person im Tab „Teilnehmer“ ist eine Zeile an einem ausgefallenen Kurstag als „Ausgefallen“ gekennzeichnet.

Sperre

• An einem ausgefallenen Kurstag ist die Anwesenheitserfassung für jede Rolle gesperrt, Administratoren eingeschlossen.

• Die Sperre gilt für Status, Notiz, Zurücksetzen und Sammelaktionen sowie für die Buttons Fehlende anwesend, Erfassung abschließen und Versand nachholen.

• Eine Erinnerung an die Teilnehmer bleibt möglich.

Kennzahlen und Zertifikat

• Die Kennzahlen im Erfassungsstand und „Offen“ umfassen nur gehaltene Kurstage.

• Das Zertifikat berücksichtigt von einem abgesagten Termin nur die Kurstage vor dem Tag der Absage, auch nach dem Abschließen des Termins.

• Ist „Schulungszeit“ in der Zertifikatsvorlage eingeschaltet, enthält das Zertifikat dort nur die Kurstage vor dem Tag der Absage.

• Bereits ausgestellte Zertifikate bleiben nach der Absage unverändert.

• Öffnest du den Termin wieder, entfällt der Tag der Absage, und die ausgefallenen Kurstage werden wieder berücksichtigt.

Kurstag abschließen

• Prüfe den Status aller Personen des Kurstags.

• Klicke anschließend auf den Button Erfassung abschließen.

• Prüfe in der Rückfrage mögliche Firmenversände.

• Bestätige anschließend den Abschluss des Kurstags.

Bei Firmenkunden mit entsprechendem Versand kann anschließend eine Anwesenheitsliste verschickt werden.

Der Abschluss gilt für alle Firmen des Kurstags. Deshalb ist diese Aktion bei einschränkender Firmenrolle nicht verfügbar.

Termin abschließen

• Öffne auf der Terminseite „Status & Buchung“.

• Setze den Termin nach dem letzten Kurstag auf Abgeschlossen.

• Prüfe in der Rückfrage Teilnehmer und mögliche Zertifikate.

• Wähle anschließend die gewünschte Abschlussaktion aus.

Abschlussaktionen

• Abschließen und Zertifikate ausstellen schließt bei reinen Präsenzkursen passende Teilnehmer ab.

• Nur abschließen ändert nur den Terminstatus.

Pflichtlektion

• Hat der Kurs eine Pflichtlektion, entscheidet sie über den Abschluss, und der Termin schließt niemanden ab.

• Eine Pflichtlektion auf „Entwurf“ oder „Deaktiviert“, ein deaktiviertes Modul und ein vom Abschluss ausgenommenes Modul halten den Abschluss nicht auf.

An einem abgeschlossenen Termin kannst du über Zertifikate ausstellen fehlende Zertifikate später nachholen. Der Button lässt sich beliebig oft verwenden und stellt nichts doppelt aus.

Zertifikat erkennen

Neu ausgestellte Zertifikate werden direkt nach der Aktion gemeldet. In der Anwesenheitsliste erscheint außerdem ein grünes Abzeichen an der Person.

Klicke auf das Abzeichen, um die Prüfseite des Zertifikats zu öffnen. Im Personen-Drawer steht zusätzlich Ansehen.