Teilnehmer einschreiben

Teilnehmer finden

• Öffne den Kurs in der Kursliste.

• Wechsle auf der Kursseite in den Bereich Teilnehmer.

• Stelle den Filter auf alle Konten der Akademie.

• Suche nach Name oder E-Mail-Adresse der Person.

Teilnehmer einschreiben

• Klicke in der Personenzeile auf Einschreiben.

• Nutze bei entzogenen Einschreibungen „Wieder einschreiben".

• Markiere mehrere Personen für eine gemeinsame Einschreibung.

• Wähle unten in der Leiste In Kurs einschreiben.

Beim Wiedereinschreiben wird der bisherige Lernstand wiederhergestellt. Ein bestehendes Konto wird nicht erneut angelegt.

Mail

• Die Rückfrage enthält standardmäßig Mail senden.

• Sie zeigt vorab, welche Nachricht jede Person erhält.

• Neue Nutzer erhalten eine Einladung mit Anmeldelink.

• Bereits angemeldete Nutzer erhalten bei veröffentlichten Kursen eine Kursmail mit Zum Kurs.

• Entfernst du Mail senden, wird keine Nachricht verschickt.

• Die neuen Personen stehen anschließend als „nicht eingeladen" in der Liste.

• Nach der Einschreibung zeigt eine Meldung den Versandstatus.

• Über Bericht öffnest du die Details.

Abschluss und Zertifikat

• Erfüllt die Person bereits alle Pflichtlektionen, kann sofort ein Zertifikat entstehen.

• Ist jemand schon eingeschrieben und hat alle Pflichtlektionen erledigt, schließt In Kurs einschreiben die Person ab, wenn sie in der Rückfrage unter „Wird abgeschlossen" angezeigt wird.

• Diese Rückfrage gibt es im Kurs, in der Nutzerliste und in der Personenakte, wenn du den Kurs bearbeiten darfst und er nicht archiviert ist.

Termin zuordnen

Bei Kursen mit Terminen enthält die Rückfrage das Feld Termin.

• Wähle „ohne Termin" für eine Einschreibung in den gesamten Kurs.

• Wähle einen Termin für eine Einschreibung in diesen Termin.

Ohne festen Termin erscheint die Person in allen Anwesenheitslisten des Kurses. Mit Termin erscheint sie nur in dessen Anwesenheitsliste.

Eine Einschreibung in einen ausgebuchten Termin wird nicht gespeichert.

Zugang prüfen

Spalte Zugang

• Die Spalte Zugang zeigt den aktuellen Status der Person.

• Die Spalte ist in der Nutzerliste und im Kurs unter „Teilnehmer" verfügbar.

• Mögliche Werte sind „nicht eingeladen", „eingeladen", „eingeladen · zugestellt", „eingeladen · nicht zugestellt" und „angemeldet".

• Nutze in der Nutzerliste Zugang, um nach dem Status zu filtern.

Telefon und Personenakte

• Auf dem Telefon steht der Status in der Metazeile.

• In der Personenakte steht er oberhalb des Tabs „Lernen".

„angemeldet"

• „angemeldet" umfasst die Anmeldung per Link oder Passwort.

• Auch eingelöste Plätze und Käufe ohne Konto können diesen Status erzeugen.

Einladungen ohne Konto erkennen

Reservierte Plätze können vor dem Einlösen als „Einladung ohne Konto" erscheinen.

• Die Zeile zeigt die E-Mail-Adresse statt eines Namens.

• Zusätzlich siehst du Zugang, Firma, Kurs und Frist.

• Bei abgelaufenen Einladungen steht der Hinweis „Einladung abgelaufen".

• Dieselben Zeilen erscheinen im Kurs unter „Alle Nutzer".

Ändern und Einlösen

• Du kannst diese Einladung nicht selbst ändern.

• Öffne über das Überlaufmenü (⋯) die zugehörige Bestellung.

• Nach dem Einlösen entsteht ein Konto.

• Die Einladung wird anschließend als normale Personenzeile angezeigt.

Konto und Einladung filtern

• Öffne in der Nutzerliste den Bereich Spalten.

• Blende dort die Spalte Art ein.

• Filtere über das Spaltenmenü nach der gewünschten Art.

Spalte Art

• Die Spalte zeigt „Konto" oder „Einladung ohne Konto".

• Sie wird auch in den Export übernommen.

• Die Spalte Art gibt es nur in der Nutzerliste.

• Bestellungen zeigen stattdessen die Zahl der gekauften Plätze.

Ohne eingeblendete Spalte erkennst du Einladungen an der E-Mail-Adresse und an der fehlenden Checkbox.

Einladung erneut senden

Bei „eingeladen · nicht zugestellt" findest du Details in der Personenakte. Öffne dort im Tab „Konto" die Karte „Einladung".

• Prüfe und korrigiere bei Bedarf die E-Mail-Adresse.

• Klicke anschließend auf den Button Einladung senden.

Aus der Liste

• Für mehrere Personen enthält die Auswahlleiste die Aktion Einladen.

• In einer einzelnen Zeile findest du Einladung senden im Überlaufmenü (⋯).

• Die Rückfrage zeigt, wer eine Einladung erhält.

• Personen, an die keine Nachricht gesendet wird, werden in der Rückfrage ebenfalls angezeigt.

Erinnerungen an ungenutzte Einladungen verwaltest du unter Einstellungen → Kurse & Teilnehmer → Einladungen.

Einladungslink

• Jede neue Einladung und jede Erinnerung enthält einen neuen Link.

• Der Link der vorigen Mail wird dabei ungültig, gültig ist immer die neueste Mail.

• Hat eine Person bereits ein Passwort, meldet sie sich mit dem Passwort an statt über den Einladungslink.

Erinnerung an Inaktive einstellen

Unter Einstellungen → Kurse & Teilnehmer → Einladungen findest du Erinnerung an Inaktive.

• Die Erinnerung gilt für bereits angemeldete Personen ohne neue Aktivität.

• Bei mehreren laufenden Kursen werden die Informationen in einer Mail gebündelt.

• Für noch nie angemeldete Personen gelten statt dieser Erinnerung die Einladungs-Erinnerungen.

Termin- und Freischaltungs-Mails einstellen

Auf derselben Seite findest du weitere Benachrichtigungen.

• Nutze Erinnerung vor dem Termin für eine Mail vor Kursbeginn.

• Lege die Vorlaufzeit im Feld „Tage vorher" fest.

• Aktiviere Meldung bei Freischaltung für neue offene Module.

Versendete Mails prüfen

• Öffne die Personenakte und dort den Tab „Mails".

• Suche über das Suchfeld nach einer Art wie „Einladung" oder „Rechnung".

• Blende über „Spalten" Angaben aus oder ein.

• Sortiere über die Spaltenüberschriften nach Zeit, Art oder Stand.

Der Tab zeigt jede Mail an diese Person mit Art, Zeit, Adresse und Stand, solange ihr Protokoll besteht. Bei einem Zertifikat, einer Rechnung, einem Termin oder einem Kurs führt ein Link dorthin.

Rechnungen, Gutschriften und andere Mails zu einem Kauf sehen nur Administratoren ohne einschränkende Firmenrolle.

Einschreibung entziehen

• Markiere in der Nutzerliste die gewünschten Personen.

• Öffne in der Auswahlleiste „Weitere Sammelaktionen".

• Wähle dort anschließend Kurs entziehen aus.

• Wähle anschließend den betroffenen Kurs aus.

• Prüfe die Vorschau vor dem Entziehen.

Zustand

• Im Kurs und in der Personenakte heißt dieselbe Aktion Entziehen. Die Einschreibung erhält mit dem Entziehen den Zustand „Entzogen".

• Der Zugang endet sofort. Lernstand und Zertifikate bleiben erhalten, und es wird keine Mail verschickt.

Wiedereinschreiben

• Zum Wiedereinschreiben nutzt du wieder „Wieder einschreiben" oder In Kurs einschreiben.

• Bei Präsenz- und Hybridkursen kann ein späterer freigeschalteter Terminkauf die Einschreibung wiederherstellen.

• Bei Online-Kursen hebt ein Kauf den Entzug nicht auf.

• Hat eine wieder eingeschriebene Person alle Pflichtlektionen erledigt, ohne dass ihr Kurs abgeschlossen war, wird er beim Wiedereinschreiben abgeschlossen, wenn du den Kurs ändern darfst.

• Sonst bleibt sie eingeschrieben, bis jemand mit diesem Recht sie über In Kurs einschreiben abschließt.

Zertifikate freigeben

Bei Kursen mit Freigabe zeigt die Spalte Zertifikat den Wert „Freigabe offen".

• Markiere die gewünschten Personen in der Liste.

• Wähle in der Leiste Zertifikate freigeben.

• Prüfe die angezeigten Namen, Firmen und Gruppen.

Personen mit weiteren offenen Voraussetzungen bleiben unverändert.

Teilnehmerliste einrichten

• Öffne an der Spaltenüberschrift den Pfeil nach unten.

• Sortiere, filtere oder blende die jeweilige Spalte aus.

• Entferne gesetzte Filter über die Chips oberhalb der Liste.

• Öffne Spalten, um weitere Spalten einzublenden.

Die Namen sind nach Nachnamen sortiert, im Kurs wie in der Nutzerliste.

Spalten

• Zur Auswahl stehen Person, E-Mail, Art, Firma, Gruppe und Rolle.

• Weitere Spalten zeigen Einschreibung, Termin, Zugang und Fortschritt.

• Außerdem wählbar sind die Spalten Eingeschrieben am, Anwesenheit, Test, Bewertung offen, Zertifikat und Zahlung.

• Die Spalte Test zeigt das für den Abschluss relevante Testergebnis.

• Bei mehreren Tests öffnet ein Klick den Drawer mit den einzelnen Versuchen.

Ansicht und Export

• Die Ansicht bleibt im Browser gespeichert. Standard setzt die Spaltenauswahl zurück.

• Über Export erhältst du die Liste als PDF oder als CSV-Datei für eine Tabellenkalkulation wie Excel.

• Art, Firma und Gruppe sind im Export immer enthalten.

Person im Kurs öffnen

Klicke auf den Namen einer Person, um den Drawer zu öffnen. Der Drawer zeigt Termine, Anwesenheit, Tests, Zertifikat und Bestellung.

• Außerdem siehst du weitere Kurse und Zertifikate der Person.

• Über Zur Personenakte öffnest du die vollständige Akte.

Spalte Test

• Bei Ergebnissen aus ersetzten Tests steht „vor dem Tausch".

• Diese Ergebnisse bleiben in der Spalte Test unberücksichtigt.

• Dasselbe gilt für Tests mit dem Zusatz „vom Abschluss ausgenommen" oder „nicht live".