Präsenztermin anlegen

Termin anlegen

• Öffne den gewünschten Kurs in der Kursliste.

• Wechsle auf der Kursseite in den Bereich Termine.

• Klicke auf Termin anlegen oder Ersten Termin anlegen.

• Trage mindestens Beginn und Ende des Termins ein.

• Ergänze bei Bedarf Bezeichnung, Plätze, Preis und Ort.

• Speichere anschließend den neu angelegten Termin.

Auf dem Telefon führt Weiter nach den Grunddaten zur Terminseite. Auf der Terminseite ergänzt du anschließend die weiteren Angaben des Termins.

Termin für Buchungen öffnen

Neue Termine starten mit Geplant (nicht buchbar).

• Öffne auf der Terminseite das Feld „Status setzen“.

• Wähle dort anschließend Offen (buchbar) aus.

• Prüfe zusätzlich, ob der zugehörige Kurs veröffentlicht ist.

Ein Termin eines Kursentwurfs erscheint nicht im öffentlichen Katalog.

Preis

• Bei einem Kurs mit Kurspreis hat jeder Termin den Preis „0“, bezahlt wird über den Kurspreis.

• Bei einem Kurs ohne Kurspreis kann ein Termin einen eigenen Preis haben.

• An einem Kurs ohne Kurspreis trägst du für einen kostenlosen Termin im Preisfeld „0“ ein.

• Leeren kannst du den Preis eines offenen Termins dort nicht.

Ohne Preis

• Ohne Preis an Kurs und Termin stellt ihn nur auf „Offen (buchbar)“, wer den Verkauf verwaltet.

• Dabei erscheint eine Rückfrage, weil der Termin danach kostenlos buchbar ist, und geöffnet wird er erst mit „Trotzdem öffnen“.

• Wer einen Preis oder ausdrücklich „0“ einträgt, gibt den Termin damit zum Öffnen für alle frei, die ihn ändern dürfen.

Administratoren mit einschränkender Firmenrolle ändern Termine nur an Kursen, zu deren Terminen sie als Trainer eingeladen sind, solange die Einladung offen oder zugesagt ist.

Vergangene Termine können nicht mehr gebucht werden.

Plätze begrenzen

Trage unter Kapazität die maximale Platzzahl des Termins ein. Lässt du das Feld leer, bleibt die Kapazität unbegrenzt.

Ausgebucht

• Bei erreichter Kapazität sind keine weiteren Anmeldungen möglich.

• Lernende sehen dann „Dieser Termin ist ausgebucht.“.

• Setze den Termin auf Ausgebucht (geschlossen), wenn du ihn früher schließen möchtest.

Kurstage anlegen

Die Anwesenheit wird je Kurstag erfasst. Kurstage liefern außerdem Zeitangaben für Zertifikate.

Zertifikat

• Ohne Kurstag fehlt auf dem Zertifikat die Zeile „an der Schulung am … von … bis …“, auch für Teilnehmer ohne eigenen Termin.

• Ein ausgestelltes Zertifikat lässt sich nicht nachbessern: Was dort fehlt, fehlt dauerhaft.

Bei einem Termin innerhalb eines Tages entsteht der Kurstag zusammen mit dem Termin. Du findest ihn auf der Terminseite unter „Kurstage“.

• Ergänze am Kurstag bei Bedarf Raum und Thema.

• Lege bei mehrtägigen Terminen jeden Kurstag einzeln an.

• Prüfe für jeden Kurstag Datum, Beginn und Ende.

Verschiebst du einen unveränderten eintägigen Termin, wird der automatische Kurstag mitverschoben. Manuell bearbeitete oder zusätzliche Kurstage bleiben unverändert.

Fehlende Kurstage ergänzen

Ältere Termine können ohne Kurstag bestehen. Solche Termine zeigen „Kein Kurstag“ in mehreren Terminansichten.

• Bei eintägigen Terminen kannst du den angebotenen Button „Kurstag anlegen (…)“ verwenden.

• Bei mehrtägigen Terminen legst du die einzelnen Kurstage im Abschnitt „Kurstage“ selbst an.

Anmeldeschluss festlegen

Der Anmeldeschluss besteht optional aus Datum und Uhrzeit. Nach Ablauf ist keine Selbstanmeldung mehr möglich.

• Du kannst Personen danach weiterhin selbst einschreiben.

• Im Terminplan findest du alle Termine mit ihren Fristen.

Erinnerungen

• Erinnerungen vor dem Termin verwaltest du unter Einstellungen → Kurse & Teilnehmer → Einladungen.

• Auf der Terminseite zeigt „Status & Buchung“, an wie viele die Erinnerung zugestellt ist, z. B. „Erinnerung an 23 von 25 zugestellt.“ Der Link daneben zeigt die übrigen mit ihrem Stand, jeder Name führt in die Akte der Person.

Trainer einladen

• Öffne auf der Terminseite den Abschnitt Trainer.

• Klicke dort auf den Button Trainer einladen.

• Suche Trainer über Name oder E-Mail-Adresse.

• Wähle anschließend die gewünschten Personen aus.

• Lege die betroffenen Kurstage der Einladung fest.

• Ergänze optional einen Text für die E-Mail.

• Sende die Einladung anschließend an die ausgewählten Personen.

Eingeladene Trainer antworten unter Meine Einsätze je Kurstag mit Zu- oder Absage.

• Jede Antwort wird als E-Mail an die einladende Person gesendet.

• Darf sie nicht mehr einladen, geht sie an die Kontaktadresse der Akademie und ohne Kontaktadresse an jeden Administrator ohne Einschränkung.

Kurstage ab morgen

• Eine Einladung fragt nur Kurstage ab morgen an, in der Zeitzone deiner Akademie.

• Vergangene Kurstage und der heutige Kurstag erhalten keine Anfrage und fehlen in der E-Mail. Im Abschnitt Trainer zeigen sie für diese Person den Stand „nicht eingeladen“.

• Sind alle gewählten Kurstage vergangen oder heute, wird keine Einladung verschickt. Der Grund wird in der Meldung angezeigt.

Sonderfälle

• Bereits eingeladene Personen werden im Modal gekennzeichnet. Du kannst sie überspringen oder erneut einladen.

• Steht eine Einladung als „ohne Mail“, aktiviere beim Überspringen die Checkbox „Mail an die Einladung ohne Mail erneut senden“. Die E-Mail enthält die offenen Kurstage ab morgen.

• Hat diese Einladung keinen offenen Kurstag ab morgen, wird keine E-Mail verschickt, und die Einladung steht nicht mehr als „ohne Mail“. Der Grund wird in der Meldung angezeigt.

• Trainer ohne nutzbaren Zugang müssen zuerst ihre Kontoeinladung abschließen. Bis dahin kannst du ihren Stand selbst setzen.

Trainerstatus verwalten

Der Abschnitt Trainer zeigt je Person und Kurstag den aktuellen Stand. Möglich sind zugesagt, abgesagt, offen, vertreten, verfallen oder nicht eingeladen.

• Öffne im Überlaufmenü (⋯) „Stand setzen“ für eine manuelle Änderung.

• Wähle je Kurstag zugesagt, abgesagt oder offen.

• Ergänze bei einer Absage optional einen Grund.

• Nutze „Erneut einladen“ für eine neue Einladung.

• Nutze „Einladung zurückziehen“ zum Entfernen einer Einladung.

„Erneut einladen“ fragt die gewählten Kurstage ab morgen ohne Zusage neu an. In der E-Mail sind nur die neu angefragten Kurstage enthalten.

• Kurstage bis einschließlich heute behalten ihren Stand, in der Zeitzone deiner Akademie.

• Zugesagte und vertretene Kurstage ab morgen behalten ihren Stand.

• Sind alle gewählten Kurstage ab morgen zugesagt oder vertreten, wird keine E-Mail verschickt. Der Grund wird in der Meldung angezeigt.

Verschobener Kurstag

• Verschiebst du einen Kurstag auf einen Tag ab morgen, erhalten nur die Zusagen und Absagen dieses Kurstags den Stand „offen“. Die Einladung wird für diesen Kurstag neu verschickt.

• Verschiebst du einen Kurstag auf heute oder ein früheres Datum, behält er Zusage, Absage und Vertretung. Die Einladung wird für diesen Kurstag nicht erneut verschickt.

Neuer Kurstag

• Legst du einen Kurstag ab morgen an, erhält er bei offenen, zugesagten und vertretenen Einladungen den Stand „offen“. Die Einladung wird für diesen Kurstag verschickt, abgesagte Einladungen bleiben abgesagt.

• Legst du einen Kurstag für heute oder ein früheres Datum an, behalten die Einladungen ihren Stand, und es wird keine E-Mail verschickt. Der Kurstag hat dort den Stand „offen“; den Stand je Trainer setzt du mit „Stand setzen“.

• Ist es der erste Kurstag eines Termins ohne Kurstage und ist sein Datum heute oder früher, übernimmt er den Status der Einladung.

Terminabsage

• Der Tag der Absage ist das Datum, an dem du den Termin auf „Abgesagt“ setzt, in der Zeitzone deiner Akademie. Eine weitere Absage ohne Wiederöffnen dazwischen ändert ihn nicht.

• Sagst du den Termin ab, erhalten die Kurstage einer offenen oder zugesagten Einladung ab dem Tag der Absage den Stand „verfallen“, ebenso vergangene offene oder abgesagte Kurstage.

• Zugesagte Kurstage vor dem Tag der Absage bleiben zugesagt, und der Kurs bleibt für den Trainer sichtbar.

• Vertretene Kurstage vor dem Tag der Absage bleiben vertreten, und eine Zusage der Vertretung für diese Kurstage bleibt bestehen.

• Ein Trainer erfasst die Anwesenheit zugesagter Kurstage vor dem Tag der Absage nachträglich und bewertet die Tests. Ein Trainer (nur lesen) sieht die Anwesenheit dieser Kurstage ohne Bearbeitungsrecht.

• An Kurstagen ab dem Tag der Absage ist die Anwesenheitserfassung für jede Rolle gesperrt, Administratoren eingeschlossen. Die Sperre gilt für Status, Notiz, Zurücksetzen, Sammelaktionen und „Erfassung abschließen“.

• Setzt du den abgesagten Termin auf „Abgeschlossen“, bleibt der Tag der Absage bestehen. Setzt du ihn auf „Geplant (nicht buchbar)“, „Offen (buchbar)“ oder „Ausgebucht (geschlossen)“, entfällt der Tag der Absage, und die Sperre der Anwesenheitserfassung endet.

• Hat ein Trainer nur zugesagte Kurstage vor dem Tag der Absage, erhält er keine Absage-E-Mail.

• Nach dem Wiederöffnen des Termins fragt „Erneut einladen“ die verfallenen Kurstage ab morgen neu an.

Für Trainer

• Ein Trainer sieht den Abschnitt nur lesend.

• Er sieht die Stände je Kurstag und den Grund seiner eigenen Absage, aber keine Aktionen, keine E-Mail-Adressen und keine Absagegründe seiner Kollegen.

Fehlende Zusage

• Ein Kurstag ohne Zusage wird entsprechend markiert.

• Im Terminplan erscheint für solche Termine Trainer fehlt.

Übersicht je Trainer

• Über die Seite Trainer unter Nutzer findest du Einsätze und Einladungen je Trainer.

• Die Spalte Zugewiesene Kurse blendest du über Spalten ein.

• Die Suche findet einen Trainer auch bei ausgeblendeter Spalte über den Titel eines Kurses, den er im gewählten Jahr unterrichtet oder der ihm zugewiesen ist.

• Mit CSV exportieren lädst du alle Trainer des gewählten Jahres als Tabelle für eine Tabellenkalkulation herunter.

• Die CSV-Datei enthält alle Angaben zu jedem Trainer. Suche, Filter und ausgeblendete Spalten ändern die Datei nicht.

• Über die Checkbox einer Zeile wählst du mehrere Trainer aus.

• Mit CSV der Auswahl lädst du dieselbe Datei nur mit den ausgewählten Trainern herunter.

• Mit Einladung senden lädst du die ausgewählten Trainer zu einem Termin ein.

Vertretung einsetzen

Fällt ein eingeladener Trainer aus, setzt du für einzelne Kurstage oder den ganzen Termin eine Vertretung ein.

• Öffne im Abschnitt Trainer das Überlaufmenü (⋯) in der Zeile des Trainers.

• Klicke auf Vertretung einsetzen.

• Wähle eine Person deiner Akademie aus der Liste mit Suche.

• Wähle die Kurstage und ergänze optional einen Satz für die E-Mail.

• Klicke auf Vertretung einladen.

• Die Vertretung erhält die E-Mail „Einladung als Trainer“ mit der Angabe „Vertretung für“ und antwortet wie bei jeder Einladung unter Meine Einsätze. Ohne Konto erhält sie zuerst die Kontoeinladung.

• Der vertretene Trainer erhält die E-Mail „Vertretung eingesetzt“. Seine Kurstage zeigen den Stand „vertreten“ mit dem Namen der Vertretung.

Anrechnung

• Ein vertretener Kurstag wird der Vertretung als Kurstag mit Stunden angerechnet, sobald sie zusagt.

• Der CSV-Export der Seite Trainer weist einen vertretenen Kurstag beim vertretenen Trainer in der Spalte „Vertretene Kurstage“ aus, bei der Vertretung in der Spalte „Kurstage als Vertretung“.

• Sagt die Vertretung ab, bleibt der Kurstag vertreten und erscheint als Kurstag ohne Zusage. Für ihn setzt du eine weitere Vertretung ein.

• „Stand setzen“ an einem vertretenen Kurstag hebt die Vertretung für diesen Tag auf; die Vertretung bleibt eingeladen. „Erneut einladen“ lässt vertretene Kurstage unverändert.

Zurückziehen, Kurstag löschen, Termin absagen

• Ziehst du die Einladung der Vertretung zurück, erhalten die vertretenen Kurstage ab morgen wieder den Stand „offen“. Vertretene Kurstage bis heute bleiben vertreten.

• An einem Termin ohne Kurstage erhält die Einladung des vertretenen Trainers den Stand „offen“.

• Mit hinterlegter E-Mail-Adresse erhält der vertretene Trainer dazu eine neue Einladung.

• Löschst du den letzten Kurstag, gilt die Vertretung für den ganzen Termin.

• Sagst du den Termin ab, erhalten vertretene Kurstage ab dem Tag der Absage den Stand „verfallen“, und offene Vorschläge werden verworfen. Vertretene Kurstage vor dem Tag der Absage bleiben vertreten.

• Ist jeder Kurstag eines Trainers vertreten, erhält er keine Absage-E-Mail.

Vorschlag eines Trainers

• Ein Trainer schlägt unter Meine Einsätze eine Vertretung aus deiner Akademie vor. Du erhältst eine E-Mail, und seine Zeile zeigt „Vertretung vorgeschlagen“ mit dem Namen.

• Vertretung einsetzen öffnet das Modal mit Person und Kurstagen des Vorschlags. Du übernimmst sie oder wählst eine andere Person.

• Verwerfen schließt den Vorschlag ohne Vertretung.

Termin oder Kurstag löschen

• Öffne in der Terminliste das Überlaufmenü (⋯) des Termins.

• Wähle dort Löschen für den gesamten Termin.

• Nutze auf der Terminseite Kurstag löschen für einzelne Tage.

• Prüfe vor dem Bestätigen die angezeigten Folgen.

Die Rückfrage zeigt betroffene Kurstage, Einschreibungen und erfasste Anwesenheit.

Bei Terminen mit bestimmten bestehenden Abhängigkeiten wird anstelle der Löschaktion der Grund angezeigt, der das Löschen verhindert.