Firmenrollen anlegen und vergeben
Du legst Firmenrollen an und begrenzt damit, welche Teilnehmer eine Person sieht.
Firmenrollen verwenden
Eine Firmenrolle besteht aus einem Namen und einem Sichtbereich, bei „Nur ausgewählte Firmen" dazu aus den gewählten Firmen. Der Sichtbereich legt fest, welche Teilnehmer die Person sieht.
Name: Den Namen wählst du so, wie der Firmenkunde die Aufgabe bezeichnet, z. B. „Marktleiter/in" oder „Ausbildungsleitung".
Einsatz: Mit einer Firmenrolle arbeiten Personen eines Firmenkunden oder eine Standortleitung in deiner Akademie mit und sehen nur die Teilnehmer ihres Sichtbereichs.
Die Rechte eines Administrators mit einer solchen Rolle beschreibt der Artikel Rollen und Rechte prüfen. Für Trainer gilt dort der Abschnitt Rechte von Trainern prüfen.
Sichtbereich wählen
„Alle Teilnehmer" schränkt nichts ein und gibt der Person nur einen Namen.
„Nur die eigene Firma" zeigt die Teilnehmer derselben Firma.
„Nur die eigenen Gruppen" zeigt die Teilnehmer aus denselben Gruppen.
„Nur sich selbst" zeigt keine anderen Teilnehmer, nur die eigene Zeile.
„Nur ausgewählte Firmen" zeigt die Teilnehmer der Firmen, die du an der Rolle auswählst. Beispiel: Jeder Markt einer Handelskette ist ein eigener Firmenkunde, die Rolle der Zentrale enthält alle Märkte, die Rolle der Regionalleitung die Märkte ihrer Region.
Eigene Firma und Gruppen: Bei „Nur die eigene Firma" und „Nur die eigenen Gruppen" bestimmt die Zuordnung der Person die Firma und die Gruppen. Zwei Personen mit derselben Rolle sehen Verschiedenes, wenn sie in verschiedenen Firmen oder Gruppen sind.
Ausgewählte Firmen: Bei „Nur ausgewählte Firmen" legt die Firmenrolle die Firmen fest. Alle Personen mit dieser Rolle sehen die Teilnehmer derselben Firmen, unabhängig von ihrer eigenen Firma.
Firmenrolle anlegen
Klicke im Bereich Nutzer über der Liste auf den Button Firmenrollen.
Trage im Drawer unter „Neue Firmenrolle" Namen und Sichtbereich ein.
Wähle bei „Nur ausgewählte Firmen" unter „Firmen" mindestens eine Firma aus: Suche nach Name, Ort oder UID und aktiviere die Checkbox der Firma.
Eine Firmenrolle umfasst höchstens 200 Firmen. Bei 200 gewählten Firmen sind die übrigen Checkboxen gesperrt; für eine weitere Firma entfernst du zuerst eine gewählte.
Der Button „Weitere laden" ergänzt die Trefferliste um die nächsten Firmen.
Klicke anschließend auf den Button „Firmenrolle anlegen".
Gewählte Firmen werden nach der nächsten Suche und nach dem Speichern als Badge über dem Suchfeld angezeigt. Das „ד an einer Firma entfernt sie aus der Auswahl; wirksam wird die Änderung mit „Änderungen speichern" oder „Firmenrolle anlegen".
Der Drawer zeigt alle Rollen mit ihrem Sichtbereich und der Zahl der zugewiesenen Nutzer, bei „Nur ausgewählte Firmen" auch die Zahl der Firmen.
„Bearbeiten" ändert Namen, Sichtbereich und die ausgewählten Firmen einer Rolle. Die Änderung gilt sofort für alle Personen mit dieser Rolle.
„Aus der Auswahl nehmen" nimmt die Rolle niemandem weg. Wer die Rolle hat, behält sie samt Sichtbereich, sie steht nur nicht mehr zur Wahl.
Firmenrolle vergeben
Öffne die Akte der Person und dort den Tab „Person & Zugehörigkeit".
Klicke im Kasten „Firmenrolle" auf „Firmenrolle ändern".
Wähle die gewünschte Rolle oder „Keine Firmenrolle".
Der Kasten zeigt die Firmenrolle der Person und was sie damit sieht. „Keine Firmenrolle" hebt jede Einschränkung auf.
In der Nutzerliste zeigt die Spalte „Firmenrolle", wer welche hat. Du kannst nach ihr filtern, und sie geht in den Export mit.
Firmenrollen vergibt nur ein Administrator ohne Einschränkung, und niemand setzt seine eigene.
Auswirkungen prüfen
Personenlisten und Mails
Eine Firmenrolle begrenzt jede Liste mit Personen: die Nutzerliste, Teilnehmer, Ergebnisse und Anwesenheit eines Kurses, die Listen der Startseite und jeden Export.
Die Mail zu einer fälligen Freigabe geht nur an Administratoren, deren Sichtbereich die Person enthält.
Administratoren
Bei einem Administrator begrenzt eine einschränkende Firmenrolle auch das Menü und das Ändern. Einstellungen und Verkauf fehlen, und Tests liest er nur.
Einen Kurs ändert er nur, wenn er zu dessen Terminen als Trainer eingeladen ist und die Einladung offen oder zugesagt ist.
Personen legt er nur als Lernende an: mit „Nur die eigene Firma" in seiner Firma, mit „Nur ausgewählte Firmen" in einer der aktiven Firmen der Rolle. Die Firma wählt er im Modal „Teilnehmer anlegen" im Feld „Firma", im Import im Feld „Firma für Zeilen ohne Firma".
Mit „Nur die eigenen Gruppen" oder „Nur sich selbst" legt er keine Personen an, ebenso mit „Nur die eigene Firma" ohne eigene oder mit archivierter eigener Firma und mit „Nur ausgewählte Firmen" ohne aktive Firma an der Firmenrolle.
Trainer
Bei einem Trainer bleibt das Menü unverändert.
Er sieht in seinen Kursen nur die Personen seines Sichtbereichs.
Fehlende Teilnehmer prüfen
Sieht eine Person mit Firmenrolle in ihren Listen niemanden außer sich selbst, prüfe ihre Zuordnung zu Firma oder Gruppe. „Nur die eigene Firma" ohne Firma, „Nur die eigenen Gruppen" ohne Gruppe und „Nur ausgewählte Firmen" ohne Firma an der Rolle zeigen nur die eigene Zeile.
Trage in der Akte der Person im Tab „Person & Zugehörigkeit" die Firma oder eine Gruppe ein, bei „Nur ausgewählte Firmen" im Drawer „Firmenrollen" die Firmen der Rolle. Ab dem nächsten Seitenaufruf sieht die Person die zugehörigen Teilnehmer.