Rollen und Rechte prüfen
Du prüfst, was Administratoren, Trainer und Lernende sehen/ändern und welche Einschränkungen eine Firmenrolle hat.
Rolle und Firmenrolle unterscheiden
Jede Person hat eine Rolle: Lerner, Trainer, Trainer (nur lesen) oder Administrator. Die Rolle entscheidet, welche Bereiche ihr offenstehen.
Zusätzlich kann eine Person eine Firmenrolle haben. Sie entscheidet, wessen Daten die Person in diesen Bereichen sieht.
Beides zeigt der Bereich Nutzer als eigene Spalte, ebenso die Akte jeder Person. Anlegen und Vergeben einer Firmenrolle beschreibt der Artikel Firmenrollen anlegen und vergeben.
Rechte ohne Einschränkung prüfen
Ein Administrator ohne Firmenrolle hat keine Einschränkung, ebenso einer mit der Firmenrolle „Alle Teilnehmer". Er sieht und ändert alles in der Verwaltung: Kurse, Termine, Tests, Personen, Verkauf und Einstellungen.
Kurse: Nur er legt Kurse an, dupliziert und löscht sie und weist ihnen Trainer zu.
Personen: Nur er vergibt Rollen und Firmenrollen und ordnet Firmen und Gruppen zu.
Verkauf: Nur er sieht Bestellungen, Rechnungen, Gutscheine und Umsatz der ganzen Akademie.
Einstellungen: Nur er öffnet die Einstellungen der Akademie samt Datenexport.
Termine: Nur er pflegt Prüfungstermine, importiert Termine und lädt Trainer ein.
Rechte mit einschränkender Firmenrolle prüfen
Hat ein Administrator die Firmenrolle „Nur die eigene Firma", „Nur ausgewählte Firmen", „Nur die eigenen Gruppen" oder „Nur sich selbst", sieht er in jeder Personenliste nur die Personen dieses Sichtbereichs. Das gilt für die Nutzerliste, für Teilnehmer, Ergebnisse und Anwesenheit eines Kurses, für die Listen der Startseite und für jeden Export.
Menü und Lesen
Im Menü fehlen ihm die Einstellungen, der Verkauf, die Firmenkunden, der Terminimport und der Import der Fragensammlung.
Preise liest er, ändert sie aber nicht.
Kurse, Bereiche, Turnusse, Termine, Prüfungstermine, Tests und die Fragensammlung liest er nur.
An seinen Leuten sieht er Anwesenheit, Ergebnisse und offene Freigaben, ohne sie zu erfassen.
Kurse als Trainer
Ist er zu einem Termin eines Kurses als Trainer eingeladen und ist die Einladung offen oder zugesagt, ändert er diesen Kurs und seine Termine. Dort erfasst er Anwesenheit, Bewertung und Freigabe.
Einschränkungen: Tests und die Fragensammlung ändert er auch dann nicht.
Bereiche und Turnusse legt er nicht an, und einen Kurstag schließt er nicht ab, weil der Abschluss für jede Firma gilt.
Prüfungstermine und Zahlungen
Prüfungstermine meldet er für seine eigenen Leute an und ab.
Die Zahlungen seiner Leute findet er in deren Akte.
Personen und Rollen
Personen legt er nur als Lernende an: mit „Nur die eigene Firma" in dieser Firma, mit „Nur ausgewählte Firmen" in einer der aktiven Firmen seiner Firmenrolle.
Mit „Nur die eigenen Gruppen" oder „Nur sich selbst" legt er keine Personen an, ebenso mit „Nur die eigene Firma" ohne eigene oder mit archivierter eigener Firma und mit „Nur ausgewählte Firmen" ohne aktive Firma an der Firmenrolle. Löschen kann er nur Lernende.
Rollen, Firmenrollen, Firmen und Gruppen vergibt er nicht, auch nicht an seinem eigenen Konto.
Rechte von Trainern prüfen
Kurs-Zugriff
Ein Trainer sieht die Kurse, zu deren Terminen er eingeladen ist, solange die Einladung offen oder zugesagt ist.
Mit einem zugesagten Kurstag in der Vergangenheit bleibt der Zugriff bestehen, und der Trainer erfasst die Anwesenheit dieses Kurstags nachträglich und bewertet die Tests. Nach einer Terminabsage gilt das nur für zugesagte Kurstage vor dem Tag der Absage.
Eine Einladung mit dem Stand „teilweise zugesagt“ gilt als zugesagt.
Sind alle Kurstage seiner Einladung abgesagt, verfallen oder vertreten, sieht er den Kurs nicht mehr. Mit einer weiteren Einladung zu einem Termin desselben Kurses oder der Zuweisung zum Kurs bleibt der Zugriff bestehen.
Er sieht außerdem jeden Kurs, dem er zugewiesen ist, mit allen Terminen und Teilnehmern, auch einen Kurs ohne Termin. Neue Zuweisungen sind ab Paket Plus möglich.
Eine Vertretung erhält eine gewöhnliche Einladung zu den vertretenen Kurstagen und damit dieselben Rechte wie jeder eingeladene Trainer an diesem Kurs. Weitere Kurse des vertretenen Trainers sieht sie nicht.
Der vertretene Trainer behält den Zugriff auf den Kurs, solange mindestens einer seiner Kurstage offen oder zugesagt ist.
Andere Kurse deiner Akademie stehen weder in seiner Liste noch in seiner Suche und lassen sich nicht öffnen, auch nicht in der Lernansicht.
Kurse bearbeiten
Seine Kurse baut er aus: Module, Lektionen, Termine, Kurstage, Anwesenheit und Feedback.
Einschränkungen: Einen Kurs anlegen, duplizieren oder löschen kann er nicht.
Bereiche und Turnusse
Bereiche und Turnusse legt er selbst an. Er ändert sie, solange er sie angelegt hat und nur seine Kurse darin liegen.
In deine Bereiche ordnet er seine Kurse ein, in einen deiner Turnusse nur, wenn dort schon einer seiner Kurse liegt.
Die Reihenfolge der Bereiche legst nur du fest.
Liegen in einem Turnus auch fremde Kurse, sieht er darin nur seine.
Tests und Fragensammlung
Tests ändert er, wenn er sie selbst angelegt hat oder sie von einem Kollegen stammen und nur an seinen Kursen hängen; ein Test, der auch in einem fremden Kurs hängt oder Ergebnisse aus einem fremden Kurs enthält, gehört nicht dazu.
Deinen Bestand und alle anderen Tests, die er sieht, bearbeitet er als Kopie; Tests von Kollegen an fremden Kursen sieht er nicht.
Die Fragensammlung liest er ganz und legt darin Fragen an.
Ändern, verschieben, archivieren und löschen kann er nur eigene Fragen, die in keinem fremden Test, in keinem Ergebnis und in keiner Lernkartei eines fremden Kurses verwendet werden. Alle übrigen Fragen der Fragensammlung bearbeitet er als Kopie.
Kategorien und den Moodle-Import pflegst nur du.
Bewerten und Zertifikate
Bewerten kann er nur Versuche aus seinen Kursen, und Zertifikate gibt er an seinen Kursen frei.
Die Bewertung eines Tests öffnet er nur, wenn der Test an einem seiner Kurse hängt oder dort Versuche hat. Er sieht darin nur die Versuche seiner Kurse.
Ausschlüsse und Limits
Finanzen: Preise, Gutscheine und Umsätze sieht er nirgends. In seiner Kursliste fehlt die Spalte „Preis", am Kurs der Tab „Preise & Codes", und an keinem Termin trägt er einen Preis ein.
Verwaltung: Die Rolle Trainer sperrt den Zugriff auf Nutzerliste, Personenakten, Mediathek und Prüfungstermine. Aus der Mediathek wählt er nur Dateien, die bereits in einem seiner Kurse eingebunden sind.
Startseite: Listen und Zahlen seiner Startseite beziehen sich nur auf seine Kurse, und der Block „Verkauf" fehlt dort.
Firmenrolle: Hat ein Trainer eine einschränkende Firmenrolle, sieht er auch in seinen Kursen nur die Personen seines Sichtbereichs, schließt keinen Kurstag ab und liest Tests und Fragensammlung nur.
Wer bei dir unterrichtet, siehst du im Bereich Trainer.
Rechte von Trainern (nur lesen) prüfen
Termine und Einladungen
Ein Trainer (nur lesen) sieht nur die Termine, zu denen er eingeladen ist, solange die Einladung offen oder zugesagt ist. Ist die Einladung abgesagt, verfallen oder vertreten, sieht er den Termin nicht mehr.
Mit einem zugesagten Kurstag vor dem Tag einer Terminabsage bleibt der Termin sichtbar.
Eine Einschreibung in einen Kurs macht ihn nur zum Teilnehmer. Zum Trainer eines Kurses machen ihn die Einladung zu einem Termin und die Zuweisung zum Kurs.
Ist er einem Kurs zugewiesen, sieht er alle Termine dieses Kurses und die Teilnehmer jedes Kurstags, ohne Zusage. Die Teilnehmerzahl in der Kursliste umfasst für ihn alle Teilnehmer dieses Kurses, auch ohne Termin.
Einladungen beantwortet er unter „Meine Einsätze“.
Kursinhalt
Den Inhalt dieser Kurse öffnet er in der Vorschau, so wie ihn ein Teilnehmer sieht.
Aus der Vorschau führt ihn der Button Zu meinen Einsätzen zurück.
Einschränkungen: Er ändert nichts an Kursen, Terminen, Tests und Fragen und erfasst weder Anwesenheit noch Bewertung oder Freigabe.
Teilnehmer und Ergebnisse
Auf der Anwesenheitsseite eines Termins erscheint für ihn der Hinweis „Teilnehmer und Anwesenheit nach Zusage sichtbar, nur für zugesagte Kurstage.“ Er sieht Name und Firma, keine E-Mail-Adresse.
An den Terminen eines zugewiesenen Kurses entfällt dieser Hinweis.
In der Kursliste enthält der Drawer eines zugewiesenen Kurses mit Teilnehmern den Button Teilnehmer anzeigen. Er öffnet die Teilnehmerliste mit Name und Firma, ohne E-Mail-Adresse.
Die Teilnehmerliste umfasst auch Eingeschriebene ohne Termin. Sie bietet eine Suche nach Name oder Firma und lädt mit Weitere laden die nächsten Einträge.
Testergebnisse, Abgaben, Zertifikate und Feedback sieht er nicht.
Menü und Mails
In seinem Menü fehlen Tests und Turnusse.
Als Trainer ist er bei System-Mails beschränkt auf rollenspezifische Transaktionen. Der Versand umfasst ausschließlich Konto-Einladungen (inklusive Reminder), Einladungen zu Kurstagen, Kurs-Zuweisungen, Vertretungen sowie Termin-Absagen und Widerrufe.
Rechte von Lernenden prüfen
Lernbereich
Lernende sehen die Verwaltung nicht. Sie arbeiten im Lernbereich mit ihren Kursen, Terminen und Prüfungsterminen, ihren Zertifikaten und im Konto mit ihren Rechnungen.
Firmenrolle: Eine Firmenrolle wirkt bei Lernenden nicht, weil sie keine Personenlisten sehen.
Passende Rolle wählen
Soll jemand alles sehen, gib ihm die Rolle Administrator und keine Firmenrolle. Soll er dabei einen Namen wie „Geschäftsführung" haben, nimm eine Firmenrolle mit „Alle Teilnehmer", sie schränkt nichts ein.
Soll ein Trainer Preise sehen oder Kurse anlegen, gib ihm die Rolle Administrator. Beide Rollen belegen dieselbe Lizenz deines Pakets.
Soll ein Trainer nur seine Termine und den Inhalt der Kurse sehen und nichts ändern, gib ihm die Rolle Trainer (nur lesen), die ebenfalls eine Lizenz belegt.
Soll jemand bei einem Firmenkunden nur die eigenen Leute sehen, gib ihm die Rolle Administrator und die Firmenrolle „Nur die eigene Firma". Er arbeitet dann in der Verwaltung mit, ohne fremde Teilnehmer zu sehen.
Rollen einstellen
Öffne die Akte der Person und dort den Tab „Person & Zugehörigkeit".
Klicke in der Karte „Rolle" auf den Button „Rolle ändern".
Ändere die Firmenrolle darüber im Kasten „Firmenrolle" mit „Firmenrolle ändern".
Weitere Möglichkeiten
Beim Anlegen einer Person wählst du die Rolle im Modal.
Im Import steht sie in der Spalte „rolle".
Wählst du in der Nutzerliste mehrere Personen aus, setzt „Rolle setzen" die Rolle für alle auf einmal.
Rollen und Firmenrollen vergibt nur ein Administrator ohne Einschränkung.
Trainer einem Kurs zuweisen
Ab Paket Plus weist ein Administrator ohne Einschränkung einen Trainer oder einen Trainer (nur lesen) einem einzelnen Kurs zu, auch einem Kurs ohne Termin.
Öffne den Kurs und dort den Tab „Kursdaten“.
Klappe die Gruppe Trainer auf und klicke auf den Button Trainer zuweisen.
Suche im Modal nach Name oder E-Mail-Adresse, wähle die Trainer aus und klicke auf Zuweisen.
Zugriff durch die Zuweisung
Ein Trainer sieht und ändert den Kurs mit allen Terminen und Teilnehmern.
Ein Trainer (nur lesen) sieht alle Termine und die Teilnehmer jedes Kurstags und ändert nichts.
Jeder neu zugewiesene Trainer erhält eine E-Mail mit einem Link zum Kurs.
Zuweisung entfernen und Paketwechsel
Das „ד neben einem Namen in der Gruppe „Trainer“ entfernt die Zuweisung.
Erhält eine zugewiesene Person die Rolle Lerner oder Administrator, ruht die Zuweisung. Die Gruppe „Trainer“ kennzeichnet die ruhende Zuweisung mit dem Zusatz „inaktiv“.
Nach einem Wechsel in Paket Core gelten bestehende Zuweisungen mit demselben Zugriff weiter. Neue Zuweisungen sind in Paket Core gesperrt und erst ab Paket Plus verfügbar.
In Paket Core öffnet das „ד vor dem Entfernen die Rückfrage „Zuweisung entfernen?“, weil sich die Zuweisung erst ab Paket Plus wieder anlegen lässt.
Zugewiesene Kurse in der Personenakte
Die Personenakte einer Person mit Trainerrolle zeigt im Tab Einsätze den Abschnitt Zugewiesene Kurse mit jedem Kurs als Link.
Bei mehr als fünf Kursen öffnet der Button Alle … anzeigen die vollständige Liste in einem Modal mit Suche.
Das „ד neben einem Kurs öffnet in jedem Paket die Rückfrage „Zuweisung entfernen?“.
Der Button Zuweisung entfernen in der Rückfrage nimmt dem Trainer sofort den Zugriff, den die Zuweisung gibt.
Das „ד sieht nur ein Administrator ohne Einschränkung.
Abgelehnte Rollenänderung lösen
Mindestens ein Administrator ohne Einschränkung bleibt immer. Wer als Letzter keine Einschränkung hat, verliert seine Rolle nicht, wird nicht gelöscht und bekommt keine einschränkende Firmenrolle, stattdessen erscheint eine Meldung.
Setze in diesem Fall zuerst eine zweite Person als Administrator ohne Einschränkung ein. Deine eigene Firmenrolle änderst du nie selbst: Brauchst du wieder vollen Zugriff, stellt ein anderer Administrator ohne Einschränkung in deiner Akte „Keine Firmenrolle" ein.